Efektywność pracy to jedno z najważniejszych wyzwań, z jakim boryka się wiele firm. Im więcej pracy wykonujemy, tym mniej czasu pozostaje nam na inne obowiązki i aktywności. W jaki sposób więc zwiększyć wydajność w pracy, aby móc skuteczniej realizować codzienne zadania? W dzisiejszym wpisie przedstawimy kilka prostych i skutecznych metod, które mogą pomóc podnieść efektywność pracy.
Odpowiednie zaplanowanie dnia pracy
Planowanie dnia jest ważnym elementem zwiększania swojej produktywności. Pomaga zorganizować zadania, nadać im priorytety i zaplanować kiedy je wykonać.
Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie każdego dnia od sesji planowania. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszystkie Twoje zadania są uporządkowane i że o niczym nie zapomniałeś. Oto kilka wskazówek dotyczących efektywnego planowania:
Zrób listę rzeczy, które muszą być zrobione w ciągu dnia. Zapisz wszystko, co przyjdzie Ci do głowy, bez względu na to, jak małe się wydaje. Możesz pogrupować podobne zadania w kategorie, jeśli chcesz ułatwić sobie pracę. Jeśli jest coś, co musi być zrobione w przyszłości lub nie może być zrobione dzisiaj, to zostaw miejsce również na te pozycje (np. „Kup kwiaty” lub „Spotkaj się z klientem”).
Wykorzystanie narzędzi do zarządzania czasem
Narzędzia do zarządzania czasem mogą pomóc Ci w utrzymaniu się na właściwym torze swoich celów i zapewnić Ci pomoc potrzebną do dotrzymania terminów. Narzędzia te obejmują kalendarze, przypomnienia i alarmy, które pozwalają skupić się na tym, co należy zrobić w danym momencie. Zapewniają one również możliwość nadania priorytetu zadaniom, tak aby w przypadku wielu projektów łatwiej było zdecydować, które z nich zasługują na większą uwagę w danym momencie.
Oto kilka najpopularniejszych narzędzi do zarządzania czasem:
Trello – Wizualne narzędzie, które pozwala organizować zadania poprzez przypisywanie ich do tablic, list i kart.
Evernote – Umożliwia przechwytywanie wszelkiego rodzaju informacji w jednym miejscu, w tym notatek tekstowych, zdjęć, filmów, nagrań audio i wycinków internetowych. Następnie można organizować swoje notatki w zeszyty lub tagi, używając tagów lub zeszytów jako systemu folderów. Evernote posiada również aplikacje na komputery stacjonarne, smartfony i tablety.
Kalendarz Google – Ta darmowa usługa kalendarza od Google pozwala użytkownikom tworzyć wydarzenia i ustawiać przypomnienia dla każdego wydarzenia. Możesz zapraszać ludzi do wydarzeń za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS i udostępniać kalendarze innym osobom, które mają uprawnienia dostępu do kalendarza.
Unikanie rozpraszaczy i niepotrzebnych przerw w pracy
Choć kuszące może być sprawdzanie telefonu lub poczty elektronicznej za każdym razem, gdy zabrzęczy lub zadzwoni, to takie postępowanie tylko utrudni Ci skupienie się na wykonywanym zadaniu. Spróbuj użyć programu takiego jak Freedom lub SelfControl (Mac), który zablokuje rozpraszające strony internetowe podczas pracy.